Otomatik Kurs Onay ve İletişim Sistemi
Müşteri: Sanat Ustalık Sınıfı (ABD, Avustralya, Kanada - tüm şubeler)
Proje Hedefi: Art Master Class'ın Shopify tabanlı kurs rezervasyonları için sipariş onayları, mekan ayrıntıları, hatırlatmalar ve güncellemeler dahil olmak üzere müşteri iletişimini kolaylaştırmak ve otomatikleştirmek ve aynı zamanda marka tutarlılığını sağlamak.
Meydan okuma: Birden fazla uluslararası şubede faaliyet gösteren Art Master Class, çeşitli kurs mekanları için müşteri iletişimini yönetme konusunda önemli bir zorlukla karşılaştı. Temel gereksinimler şunları içeriyordu:
- Otomatik Onaylar: Shopify'dan, sipariş ayrıntılarıyla bağlantılı olarak mekan konumunun harita görüntüsünü içeren anında sipariş onayları gönderme.
- Hedefli Hatırlatmalar: Kurs tarihinden bir hafta önce bir hatırlatma e-postası göndermek.
- Kurs Sonrası Takip: Kurs tamamlandıktan ve yerine getirildikten sonra bir inceleme talebi e-postası gönderme.
- Dinamik Güncellemeler: Müşterileri kurs detaylarındaki değişiklikler hakkında bilgilendirmek (örn. zaman, mekan, iptal).
- Marka Tutarlılığı: Tüm iletişimin şirketin marka kimliğini yansıtması gerekiyordu.
Bizim çözümümüz: Sorunsuz bir müşteri deneyimi oluşturmak için kodsuz platformlar ve API'lerin bir kombinasyonundan yararlanarak sağlam, otomatik bir iletişim sistemi geliştirdik.
Temel Teknolojiler ve Bileşenler:
- make.com: Tüm iş akışlarını ve veri akışını düzenleyen merkezi otomasyon platformu.
- Shopify Entegrasyonu: Sipariş verilerini yakalamak ve ilk iletişimleri tetiklemek için.
- Google E-Tablolar: Her siparişin durumunu, kurs ayrıntılarını ve müşteri bilgilerini takip etmek için dinamik veritabanı olarak hizmet verdi.
- Google Statik Görsel API'si: Adres verilerine dayalı olarak her benzersiz mekan konumu için dinamik olarak oluşturulan harita görüntüleri.
- Cloudinary: Oluşturulan harita görüntülerini e-postalar içinde verimli bir şekilde iletmek için barındırdı.
- OpenAI GPT API (make.com üzerinden): Uygun olduğunda akıllı işleme veya dinamik içerik oluşturma için kullanılır (örneğin, sipariş ayrıntılarına göre kişiselleştirilmiş mesajlar hazırlamak veya e-posta kopyasını iyileştirmek).
- Özel HTML E-posta Şablonları: Art Master Class'ın marka kimliğine uyacak şekilde tasarlandı ve make.com tarafından doldurulan dinamik değişkenler içeriyor.
Nasıl Çalışır (Sistem Akışı):
- Sipariş Verme: Bir müşteri Shopify'da bir kurs için sipariş verir.
- İlk Onay:
- make.com yeni siparişi algılar.
- Sipariş ayrıntıları Google E-Tablolar'a kaydedilir.
- Google Static Image API, belirli bir mekan konumu için bir harita görseli oluşturur ve bu görsel daha sonra Cloudinary'de barındırılır.
- Sipariş ayrıntılarını, harita resmini (sipariş ayrıntılarıyla bağlantılı) ve diğer ilgili kurs bilgilerini içeren markalı bir HTML e-postası gönderilir.
- Veritabanı Yönetimi: Google E-Tablolar'daki her siparişe bir 'aşama' atanır (örneğin, "yerine getirilmedi", "onay gönderildi", "hatırlatma gönderildi", "yerine getirildi"). Bu aşama, zamanlanmış iş akışları tarafından günlük olarak güncellenir.
- Planlanmış Hatırlatıcılar:
- Bir iş akışı, yaklaşan kurs tarihlerine sahip siparişler için Google E-Tabloları izler.
- Kurstan bir hafta önce otomatik olarak bir hatırlatma e-postası gönderilir.
- Kurs Sonrası İnceleme Talebi:
- Bir siparişin aşaması "tamamlandı" olarak değiştiğinde (kursun gerçekleştiğini gösterir), müşteri incelemesi talep eden son bir e-posta tetiklenir.
- Daha sonra söz konusu sipariş için e-posta iletişimi kesilir.
- Dinamik Güncellemeler (Gelecekteki Geliştirmeler/Potansiyel): Sistemin mimarisi, kurs detayları (zaman, mekan, iptal) merkezi veritabanında güncellendiğinde otomatik olarak bildirim göndermek ve etkilenen müşterilere hedefli e-postaları tetiklemek için gelecekte genişletmeye izin verir.
Proje Etkisi ve Faydaları:
- Geliştirilmiş Müşteri Deneyimi: Müşteriler zamanında, ilgili ve markalı iletişimler alarak kafa karışıklığını azaltır ve memnuniyeti artırır.
- Operasyonel Verimlilik: Onayların, hatırlatıcıların ve güncellemelerin gönderilmesi için gereken manuel çabada önemli ölçüde azalma.
- Azaltılmış No-Show: Zamanında yapılan hatırlatmalar, müşterilerin rezervasyon yaptırdıkları kurslara katılmalarını sağlamaya yardımcı olur.
- Tutarlı Markalaşma: Tüm iletişimler şirketin görsel ve metinsel kimliğine uygun olmalıdır.
- Ölçeklenebilirlik: Sistem, birden fazla şubede büyük hacimli siparişleri ve gelecekteki büyümeyi idare edecek şekilde tasarlanmıştır.