Sosyal Medya İçerik ve Yayıncılık Otomasyon Sistemi
Müşteri: Kurum İçi Proje / (Varsa Kurumunuzun Adı)
Proje Hedefi: Çok sayıda müşteriyi yöneten bir ajans için tasarım tesliminden ve müşteri revizyonlarından planlı çoklu platform yayıncılığına kadar sosyal medya içerik yönetiminde harcanan zamanı ve manuel çabayı büyük ölçüde azaltmak.
Meydan okuma: Ajansa katıldıktan sonra, sosyal medya içeriği iş akışında manuel, tekrarlayan görevler nedeniyle şaşırtıcı miktarda zaman (yaklaşık 70%) harcandığı ortaya çıktı. Buna şunlar dahildi:
- Verimsiz Geçişler: Çeşitli farklı kanallar (Google Drive, WeTransfer, WhatsApp) aracılığıyla içerik paylaşan tasarımcılar.
- Hantal Revizyon Döngüleri: Müşterilere manuel olarak içerik gönderme, geri bildirimleri izleme ve revizyonları tasarımcılara geri iletme.
- Manuel Çizelgeleme ve Yayınlama: Çok sayıda sosyal medya platformunda birden fazla müşteri için içerik takibi ve her bir parçanın belirlenen zamanda manuel olarak yayınlanması.
- Ölçeklenebilirlik Sorunları: Bu manuel süreç, 2-3 müşteriyle yönetilebilir olsa da, her biri birden fazla sosyal medya hesabına sahip 20'den fazla müşteriyi yönetirken sürdürülemez ve hatalara açık hale geldi.
- Alternatiflerin Maliyeti: Mevcut sosyal medya yönetim platformları çok pahalıydı, hesap başına ve platform başına ücret alıyordu ve bu da onları çok sayıda markayı yöneten bir ajans için uygunsuz hale getiriyordu.
Bizim çözümümüz: İçerik oluşturma, gözden geçirme, planlama ve yayınlamayı merkezileştiren özel, yüksek verimli bir otomasyon sistemi tasarladık ve ajansın sosyal medya operasyonlarını önemli ölçüde kolaylaştırdık.
Temel Teknolojiler ve Bileşenler:
- make.com: Sistem genelinde tüm tetikleyicileri, eylemleri ve veri akışını düzenleyen temel otomasyon platformu.
- ClickUp: İçerik için merkezi proje yönetim merkezi ve veritabanı olarak kullanıldı. ClickUp'taki her bir "görev", gerekli tüm bilgileri içeren bir içerik/post parçasını temsil ediyordu.
- OpenAI GPT API: İçerik oluşturucu tarafından sağlanmamışsa, eksik yaratıcı metin alanlarını (ör. Instagram başlıkları, Pinterest açıklamaları, LinkedIn gönderi metni) proaktif olarak oluşturmak için entegre edildi ve önemli ölçüde zaman kazandırdı.
- Sosyal Medya Platformu API'leri: Otomatik, planlanmış gönderileri kolaylaştırmak için Facebook, Instagram, LinkedIn, Pinterest, Twitter vb. platformlarla doğrudan entegrasyonlar.
Sistem İşlevselliği ve İş Akışı (2 Aylık Geliştirme):
- İçerik Oluşturma ve Planlama (ClickUp):
- Ajans ekipleri her içerik parçası için ClickUp'ta yeni bir "görev" oluşturur.
- Anahtar alanlar doldurulur:
- Başlık: Açık bir tanımlayıcı (örneğin, "MüşteriAdı - Tarih - Anahtar Kelime").
- Program Tarihi ve Saati: Otomatik yayınlama için kesin tarih ve saat.
- Tasarım Aşaması: Bir durum alanı (örneğin, "Devam Ediyor", "Müşteri İncelemesine Hazır", "Revizyon Gerekiyor", "Gönderilmeye Hazır").
- Başlıklar/Metin: Belirli platform başlıkları için özel alanlar.
- Medya: Tek resimler, karuseller, videolar ve PDF'ler (LinkedIn için) için yükleme özellikleri.
- Platform Seçimi: Her gönderi için hedef sosyal medya platformlarını belirtmek için onay kutuları veya etiketler.
- Yapay Zeka Tarafından Oluşturulan Metin Alanları: Yaratıcı bir metin alanı (örneğin, belirli bir platform açıklaması) boş bırakılırsa, sistem OpenAI GPT API'sini otomatik olarak tetikleyerek bağlamla ilgili bir metin oluşturur ve bu metin daha sonra gözden geçirilip geliştirilebilir.
- Otomatik Tasarım Aktarımı ve Revizyon Döngüsü:
- Bir içerik görevinin "Tasarım Aşaması" "Devam Ediyor" olarak ayarlandığında, tasarımcılar otomatik olarak make.com üzerinden bir bildirim alır.
- Tasarım tamamlandığında ve ClickUp görevine yüklendiğinde, "Tasarım Aşaması" "Müşteri İncelemesine Hazır" olarak güncellenir."
- make.com daha sonra içeriği incelenmesi için otomatik olarak müşteriye gönderir.
- Müşteri geri bildirimleri ve revizyon talepleri ClickUp içinde takip edilir. Revizyonlar gerekiyorsa, aşama "Revizyonlar Gerekli" olarak geri döner ve tasarımcıya bildirilir.
- Otomatik Yayıncılık:
- İçerik onaylandıktan ve "Tasarım Aşaması" "Gönderime Hazır" olarak ayarlandıktan sonra, sistem belirlenen "Planlama Tarihi ve Saatini" bekler."
- Planlanan anda make.com, ClickUp'tan medya ve altyazıları alan ve içeriği ilgili API'leri aracılığıyla seçilen tüm sosyal medya platformlarında otomatik olarak yayınlayan iş akışlarını tetikler.
- Zaman Takibi ve Raporlama: Sistem, ClickUp içindeki içerik yaşam döngüsünü dolaylı olarak izleyerek içerik hızı ve verimliliği hakkında dahili raporlama için veri sağlar.
Proje Etkisi ve Faydaları:
- 90%+ Zaman Tasarrufu: Sosyal medya yönetimi için harcanan manuel eforu 90%'nin üzerinde azaltarak ajans personelini daha stratejik ve yaratıcı görevler için serbest bıraktı.
- Önemli Maliyet Azaltımı: 13-14 marka için yaklaşık $30-38/ay'a, $60/ay'ın üzerinde oldukça işlevsel bir sistem elde edildi marka başına alternatif sosyal medya yönetim platformları ile.
- Geliştirilmiş Ölçeklenebilirlik: Ajansın artan müşteri sayısını ve sosyal medya hesaplarını personel sayısında orantılı bir artış olmadan verimli bir şekilde yönetmesini sağladı.
- Kolaylaştırılmış İşbirliği: Tasarımcılar, içerik yöneticileri ve müşteriler arasında daha iyi iletişimi teşvik eden merkezi içerik, revizyonlar ve onaylar.
- Hata Azaltma: Manuel izleme ve yayınlama ile ilişkili insan hatalarını en aza indirdi.
- Proaktif İçerik Üretimi: OpenAI entegrasyonu, daha az yaygın platformlar için bile hiçbir gönderinin bir başlık veya açıklama olmadan yayınlanmamasını sağlar.
Bu proje, özel otomasyonun belirli ajans zorluklarını ele alma gücünü açıkça göstermektedir!